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物业规范化管理指导手册

       


物业行业规范、流程、创建工作方式方法步骤

(内外业建立与管理标准与要求)

Ⅰ、物业行业规范

   (一)行业规范

物业管理是一项以服务为本质,以管理体现服务的工作。作为业主谁都希望聘请到高水平的物业管理公司,享受货真价实的优质服务,高品质的物业管理体现在以下几个方面: 

1、服务态度——热情 

物业管理属服务性行业,公司的所有员工应以发自内心的真诚笑容为用户热情服务,尤其应做到文明礼貌,语言规范,谈吐优雅,遵时守约,衣冠整洁,举止大方,动作雅观,称呼得当。 

2、服务设备——完好  

良好而完善的硬件设施是实现高水平物业管理的先决条件,物业管理中心服务设备,包括房屋建筑、机器设备(电梯泵房)、通讯设备、电器设备、消防设备、技防设备等,对这些设备要加强管理,精心养护。使之始终处于完好状态,降低设备故障率,保证业主的正常使用。

3、服务技能——娴熟 

服务技能是物业管理从业人员在服务管理中应该掌握和具备基本功。除了应具有良好的服务意识外,更重要的是员工具备较好的业务素质,工程维护人员应具备过硬的设备维护技术,财务人员应具备扎实的专业管理知识,保安应具备过硬的治安消防本领等。 

4、服务项目——齐全 

    除了做好物业管理八大任务所必要的服务项目之外,物业管理公司还应努力拓展服务的深度和广度,努力开展各种满足用户需要的特约服务和便民服务,使业主享受到无微不至的关怀和尽善尽美的服务(无偿、有偿)。   

5、服务方式——灵活 

物业管理除了做到规范管理、依法管理外,还应设身处地地为业主、客户着想,努力为业主、客户提供各种灵活的服务方式,应尽可能在办事手续、营业时间、服务范围等方面给业主、客户提供方便,和人性化的服务。    

6、服务程序——规范 

服务程序是指服务的先后次序和步骤,它是物业管理重要内容之一。如电话接听程序、设备操作程序、装修审批程序、清洁程序等都要严格按次序一项接一项、一环扣一环,不可随心所欲,杂乱无章。紧急情况处理程序则能体现在事故隐患中能有效、及时进行处置,保证业主人身安全和物业财产安全。     

7、服务收费——合理 

物业管理属有偿的服务行为,用户不交管理费而能够享受服务是不现实的,但物业管理公司制定的综合服务收费标准应参照政府规定的收费标准,或指导价;物业管理公司开展的特约服务和便民服务也应以满足业主、客户需要为目的,以支定收为原则,把实惠让给业主,有些收费可采用与业主协商达成约定,切不可乱收费。    

8、服务制度——健全

物业管理应制定并健全一整套规范、系统、科学的服务制度,以确保为业主提供稳定的服务,这些制度规定应清晰、有序,易于操作,切忌随意化、无章可循和凭个人意志的管理。    

9、服务效率——快速 

服务效率是向用户提供服务的时限,在时间就是金钱,效率就是生命的时间价值观下,服务效率高不仅能节省时间,而且为用户带来利益,因此管理部门应尽量提高员工素质,减少工作环节,简明工作程序,缩短办事时间,提高服务效率。 

10、服务纪律——严明 

服务纪律是各项物业管理服务工作的必要前提与保证让企业员工知道,哪些该做,哪些不该做,从而提升企业的品牌和形象,也是加注管理和考核的必要手段之一,但一定要奖勤罚懒,弘扬正气,形成良好的企业氛围,促进服务工作,增加企业凝聚力。 

   (二)部门规范

1、客服人员工作规范

为树立客服窗口和物业指挥中枢地位作用,进一步提高服务质量,巩固品牌形象,明确岗位职责,规范工作流程,层层落实职能,充分发挥客服人员在物业服务中的重要作用,特规定如下:

1)热情为业主服务,办理公共事务,办理好装修手续、物业费收取等工作;

2)为业主排忧解难,在力所能及的范围内,组织物业公司力量,整合社会力量,为业主打理个人事务;

3)保持与业主沟通渠道畅通,定期回访并征求业主意见,认真对待业主投诉,做到事事有结果,投诉有回音;

4)负责内部文件资料的整理,保持办公区域的整洁;收集并整理业主资料,对业主资料进行分析、分类,对不同类型的业主提供针对性的服务;

5)制订工作计划并组织实施,对管理项目进行日常巡视,督导秩序维护、维修、绿化工作,发现问题及时解决;

6)负责催收催缴物业费工作。

2、秩序维护员工作规范

为确保服务质量,维护小区安全秩序,明确岗位职责制度,规范工作流程,发挥职能作用,展示企业品牌形象,使所辖小区更加安全,全员要按区域分担责任完成好各项工作任务并对其负责,特规定如下:

1)秩序维护员须经专业培训上岗,正确使用防护器材和正当防卫、现场保护等技能,遇有突发事件反应敏捷、行动机警、处事果断、尽忠职守;

2)具有所需的智能、体能和技能,能应急处置安全防范工作中出现的突发事件、紧急事件和危险事件,懂报警、跟踪处理的基本步骤,协助维护现场和救护求助,有效防止事态扩大;

3)在处理日常事务中,要作风严谨、态度和蔼,精神振作、姿态端正、谈吐文明,态度和蔼、称谓礼仪在先,不卑不亢、有理有据,头脑清醒、反应敏捷、做事有始有终;

4)熟悉区域、业主家庭等基本信息,着装整洁、站姿端正、仪态严谨、表情庄敬、步幅稳重、目光有神、操作规范、指挥得当;

5)交接清楚,责任明确,赏罚严明,接班人员未上岗前,上班不准离岗;执行勤务时,不准睡觉、打瞌睡、玩弄手机、嬉笑打闹、唠嗑与其闲谈、逗留等,违者将严肃处理;

6)哨位、管理区域内物品摆放整齐、清扫擦拭及时,保持良好的卫生环境;尤其是地库、各主出入口及时清扫积水及冰雪,保证业主正常通行;

7)能熟悉运用物业秩序维护基本知识、火灾扑救的基本常识,熟练操作消防设施设备,履行义务消防员的职责,按时巡查灭火器、消防栓(消防水带、喷头、阀门)、消防喷淋、消防工具、消防报警器等情况;

    (8)各岗位严禁收受业主寄存物品、危险品、车钥匙等,确有物品寄存的(危险品、贵重物品除外),一定标注记录清楚,及时联系领取;

9)发生自然(突发)情况时,各岗位应迅速按预案做好准备并视情况督导、监督抓好具体落实;

10)随时完成上级领导交办的其它工作。

    3、保洁员日常工作管理规范

    保洁员基本工作规范:保洁员上岗时间为早7点至晚4:30分(特殊情况下除外)各岗位工作规程如下:

1)小区庭院保洁员每天按规定对庭院地面,含绿化带、汽车道、人行道、消防通道、温馨提示牌、休闲凉椅、健身器材等进行彻底擦拭、清扫;并每天上、下午各一次清理垃圾箱内垃圾,垃圾中转站内垃圾日产日清,全面落实垃圾不散放,装车不落地规定,定期对垃圾(车)房进行冲刷,保持环境卫生清洁无异味;按照相关规定定期对公共部位的玻璃、果皮箱地面喷水池进行清洁,达到庭院内地面整洁,场地无杂物杂草,景观无蛛网、灰尘等;

2)公共区域保洁员对楼内公共区域内的地面、墙面、天花板、公共灯具、楼梯扶手、栏杆、窗台、门窗玻璃、消防栓、喷淋烟感、各种标识牌等设施,电梯轿厢按规定定期进行清洁、除味及巡查,达到墙面地面整洁、楼内走廊地面无杂物、公共设施干净无灰尘;

    (3)地库保洁员每天对地下停车场地面进行擦拭,保持地面光洁;每周对地下停车场单元门、消防栓、警示标志、标识牌等公共设施进行全面清洁保洁一次;定期对地下停车场公共管线外表进行清洁;对地下停车场的排水沟根据使用情况进行清掏、冲刷,保证接水处干净利落,达到:地面无积水、无尘土、无冰雪,一般每季度清掏一次,特殊情况下可安排集中清扫处理;

4)庭院绿化管理按绿化划分区域要求归属于区域负责(部门)人,其品种栽培由公司统一决定,养护管理由区域责任人负责,做好浇水、除草、松土等工作;施肥、修剪、消杀等工作由管理部统一组织实施。树木要设品种标签,每年春(秋)季大树要刷高80100公分白灰,一是防止病虫害,二是要符合规范管理;

5)冬季及时清理积雪,做到以雪为令,单元通道、主要出入口,在保洁员未上班前由秩序维护员各扫门前雪,其它时间按区域清扫;庭院内积雪由管理部统一组织清扫到指定位置,不能随意将积雪堆在绿化树墙上,损伤和影响树木、植被的正常生长。正在下雪时,要打开通道,不影响业主行走和通行,其它雪停即扫,当日清理完毕。

6)下班后的值班保洁人员要对重点区域、人员密集的部位重点打扫,不能早退,并做好工作记录。

4、维修人员工作规范

    (1)维修人员除按规定对设备管理巡查外,白天每周至少一次对公共区域进行全面细致的巡查工作;夜间值班时要保证既有人在前台接听电话、处理问题,也要保证公共区域、设备设施的巡查工作,保证设备设施运行正常、各种灯饰、亮化处于良好状态,做到随坏随修;

    (2)特殊情况下或遇有重大事件、突发情况所属维修人员必须及时赶到工作单位,迅速处理所发生情况;

3)每季度配合秩序维护员对消防箱内的设施进行彻底检查清理,发现丢失、损坏及时维修、补充,并定期检查公共区域内的烟感、喷淋是否处于完好状态,定期用小毛刷、柔软物体对喷淋口进行清尘处理;

4)巡查闭门器、电子锁、可视对讲、监控设施等弱电设备;设专人维护管理,每天巡查,发现问题及时处理,维保期内由设备厂家维修,维保期过后自行维修、更换,确保使用;

5)各值班室或维修人员必须配备阀门专用扳手,当地热分水器发生问题时能够做到及时关闭阀门,以减少不必要的损失和将损失降到最低程度;

6)金属结构件、标准件、通用件要做防腐防锈蚀处理,保证可拆、可更换;各种线路分组归类捆绑(强、弱电线束分类),并加注标识。

Ⅱ、物业服务工作流程

    1、客服工作管理流程

(一)前台客服人员工作流程

 (1)前台客服接待语言流程

来访

电话

有人手

业主/住户来电

业主/住户来访

您好!XX管家服务中心

您好!请问有什么需要帮助吗?

询问需要服务的内容及地点,判断有否能力及人手及时去提供服务。

有能力

没有能力对不起,我们暂时没有此项服务。并作适当解释。

对不起我们暂时人手不够约定时间提供服务

再向业主/住户确认一次提供服务内容、地点及时间后,请问还有什么要求?

再见!

再见!慢走!

暂时没有人手


2)前台客服报修流程

前台客服接待业主来电或来访,要在记录表上按要求详细记录业主的报修、投诉、咨询情况,并向业主复述一遍以确认内容的准确性,填写时不能缺项、漏项,记录清楚后快速判断,如问题属于物业服务内容,需要派工,第一时间打电话通知维修部,报修问题要准确,确保所报问题及时有效处理,并开具工程维修单。

3)办公环境卫生监督流程

除每天按照值日情况清扫分担区域外,在雨雪天气时,对大厅内的地面随时进行清洁,避免因地面湿滑造成危险;随时对烟缸内、垃圾桶上烟头、杂物等进行清理,保持良好的办公卫生环境。

    (4)客服服务中心物品监管流程

对客服服务中心的设施及办公区内其他设施、物品进行监管,对办公区内其他设施、物品每日进行清点,发现损坏丢失及时上报。

(二)内业客服工作流程

1)入住手续的办理流程

⑥收楼引导

    发放钥匙,业主应在会签单(6)签字盖章,管家将全部资料留存,派专人陪业主验楼,记录工程缺陷,填写《业主验收记录》,钥匙托管,入住手续办理完毕。

③供热公司

    供热公司收取供热费用,已付清后在进户表会签单(3)确认盖章后,由售楼员引导到物业集中办理区。

④物业收银

   收取各项费用(物业费、装修抵押金、残土清运费、工本费等);并在会签单(4)盖章(财务专用章)。

⑤审核签约

  发住户登记表、资料(五书);业主签收后,工作人员应在会签单(5)签字并加盖公章。

礼仪接待等候区

    由接待人员核实购房合同,确认业主身份后签字,并发放号牌;按顺序喊号,分组办理入住手续。

①开发销售

    业主持入住通知书在开发公司销售部核实是否已付清房款;如具备入住资格,工作人员应在进户表会签单(1)确认盖章后,由售楼员引导到开发公司财务办理区。

②开发财务

    开发公司财务部收取煤气集资费、水费预交费、电费预交费用等费用,交付完毕,工作人员应在进户表会签单(2)确认盖章后,由售楼员引导到供热费办理区。

    为业主办理入住手续时,首先请业主出示入住相应手续文件、购房合同或发票以及家庭成员的身份证复印件和照片,指导业主完整填写物业公司备档登记表,提示业主需提供两个以上联系电话,便于物业公司有特殊情况时与其取得联系;向业主发放《入住手册》、《装修指南》、《商品房质量保证书》、《商品房使用说明书》,与业主签订《临时管理规约》(对全体业主具有约束力)和《前期物业服务协议》(明确双方责任、权利、义务),两份文件各一式两份,一份由业主保存,一份业主签字后由物业公司留存,并向业主介绍发放资料的内容,请业主在接收资料及物品登记表上签字确认;最后将给业主的五书一协议装袋交给业主,再向业主发放钥匙,由维修部人员带领业主验收房屋。

2)装修手续的办理流程


6、装修施工(管理人员检查监督/业主监督施工)

1、到管家服务中心前台申请装修

2、业主本人确定装修方案,选定施工单位,按指南的具体申报流程内容准备相关资料

3、到管家服务中心办理申报、审批手续

4、签订装修相关资料,发放装修许可证

5、办理施工人员进场手续

7、业主入住使用三个月以后,物业公司检验

8、退领装修管理抵押金

为业主办理装修手续时(在业主入住时需提示装修时应到客服服务中心办理相关手续后才能开工),指导业主填写装修申请表和签署《房屋装饰装修管理协议》,《房屋装饰装修管理协议》一式两份,业主、物业公司各持一份,最后将所有资料整理存档,向业主发放《装修施工许可证》。

3)门禁卡办理的工作流程

增加门禁卡办理程序:业主到客服服务中心办理门禁卡时,询问业主的楼号、姓名,需业主本人带有效证件,核实身份后,方可办理。如除业主本人以外的亲属、朋友、租户等前来办理门禁卡,首先要与业主取得联系,确认业主允许委托办理后,再按照上述程序进行办理。

4)空置房屋钥匙的管理及业主托管钥匙的办理流程

空置房屋钥匙管理:内业客服每月两次核对空置房钥匙的保管情况(与区域客服巡查空房时一同进行),业主到客服服务中心办理入住手续后及时向业主发放钥匙,并进行登记;区域客服每月两次到内业客服处领取空置房钥匙,对空置房进行巡查,领取归还时需签字确认。

委托钥匙的办理流程:业主装修期间遇到室内问题需处理,但不能到达现场时,可以将室内钥匙委托给客服服务中心。委托钥匙时,客服要向业主说明委托钥匙的条件,必须为装修专用钥匙,同时确认业主家室内无任何物品,然后填写委托管理钥匙登记表。当业主取回钥匙时,客服人员要核实业主身份,并让其在委托管理钥匙登记表签字后,将钥匙归还业主。

5)各类好消息、温馨提示、通知等的制作存档流程

    制作过程中,好消息、温馨提示应使用粉色纸张,通知等使用白色纸张;字体及行间距等排版可根据通知内容多少进行调整;在右上角标注公司统一编号;在好消息、温馨提示、通知等大标题下方,将内容简要概述。发放张贴后,留存张贴情况照片附在相应好消息、温馨提示、通知的背页上,统一存档备查。

6)收集各部门日常资料流程

每月月初,对各部门上月填写记录的相关资料及表格进行收集,仔细检查记录表格中填写内容的完整性、准确性、及时性、延续性,发现问题及时与相关部门沟通进行调整或整改,保证存档资料的及时、完整、准确、闭环。确认无误的资料进行整理、装订、存档。对随时、季度、年度需要存档的资料,按照相应时间安排,及时通知各部门及相关人员按时上交,检查核对无误后整理、装订、存档。

7)更迭业主信息流程

掌握业主房产买卖信息,提示其需要到物业财务及客服部进行信息更迭登记,登记顺序应先与财务核对房产证,将物业费等相关票据进行变更,客服部再进行业主信息变更,除入住资料需变更外,还应告知新业主,原业主办理的门禁卡、装修抵押金退领、已领取的资料物品、物业费用交纳等信息,便于新业主了解相关情况。在纸质信息变更后,要将电子版信息同时进行变更,以保证资料的完整统一。

(三)区域客服人员工作流程

公共区域、空置房巡查要按规定要求严格执行,发现问题要责任界定,及时协调、跟踪、处理解决。

1)巡查区域工作流程

负责对所辖区域及区域的巡查工作,公共区域至少每三天巡查一次,巡楼发现问题及时记录在《巡楼记录表》,并将相应的报修问题记录在前台,对发现的问题及时填写派工单联系有关部门处理。区域客服日常巡楼时,乘坐电梯从顶层开始步行向下逐层查看,注意检查每层卫生是否合格;是否有私自占用公共部位现象,各项共用设施是否完好无损使用正常;业主装修期间还要注意巡查是否有私自装修或违规装修的情况,一旦发现立即制止,并通知维修部到现场查看,开据《违章通知单》。重点巡查的公共区域设施:标识、单元门、可视对讲呼叫器、监控、信报箱、楼梯踏步、声控灯、应急照明指示灯、防火门、墙壁开关、天花板、垃圾桶、墙壁理石、地砖、风道百叶窗、楼梯扶手、窗玻璃及把手、及遗留问题等。

区域客服每月两次对本区域的空置房屋进行巡查,查看各项设施是否完好、室内卫生状况、是否有跑冒滴漏等情况。

   (2)区域客服跟踪处理问题工作流程

当区域客服接到前台客服通知或直接接到业主报修或投诉等问题时,应立即与维修人员同时到现场查看情况,并做好详细记录。对业主家的问题能当时解答或给予维修时,区域管家立即联系相关单位或部门给予处理解决;对暂时解答不了或不能及时给予维修的,要向业主做好解释工作。如果报修问题属于我们物业服务工作的范围,要告知业主我们会积极联系相关单位或部门给予处理,处理解决问题的时间一旦确定,会马上给予回复;如果报修问题不属于我们物业服务的工作范围,要解释清楚。

3)区域客服回访业主流程

区域客服每天需对当天登记在电话接听记录表的事宜进行回访,回访可以采取上门或电话回访两种方式,将回访情况记录于记录表。重大投诉由主管进行回访。

4)发放粘贴温馨提示、好消息、通知等工作流程

根据部门安排,及时将发出的各类温馨提示、好消息、通知等按照指定时间、指定位置进行张贴,保证各区域张贴时间及位置的统一性及规范性,在巡查过程中,发现缺失或损坏时及时进行增补,“通知”的时限达到时,应及时予以撤销。

5)到期物业费(车位费)催缴工作流程

    定时根据财务人员反馈信息,整理负责区域内的物业费(车位费)交纳情况,对于到期的物业费(车位费)及时进行催缴,在催缴过程中,遇到业主对交费存在异议或有其他特殊情况时,及时进行处理或上报客服部主管,保证当期收费率。

6)物品发放及业主意见征询工作流程

借此机会及时与业主进行交流,了解业主需求,可根据情况每年不少于一次做好业主意见征询工作,指导业主认真填写《意见征询表》。

 

Ⅲ、创建工作方式方法步骤(内外业建立与管理标准与要求)

    (一)内业建立、管理标准与要求

    内业管理规范:可以本公司质量认证等体系为标准,结合创建《全国物业管理示范住宅小区》的评分细则,系统介绍从前期承接查验各项资料的移交到日常物业管理所需记录资料的填写、收集、归类、整理、存档等内业管理规范与要求;

一、物业公司与开发公司承接查验资料移交清单

1、项目建设资料:

1)《国家建设征用土地通知书》及红线图复印件;(2)同意使用土地通知书复印件;(3)建设用地批准书复印件;(4)固定资产投资许可证复印件;(5)建设工程规划许可证复印件;(6)市规划局《建设工程报建审核书》复印件;(7)规划报建图复印件;(8)物业各分项工程设计方案复印件;(9)建设工程规划验收合格证复印件;(10)建设工程竣工验收质量认定书复印件;(11)建筑工程竣工消防审核意见书复印件;(12)单位工程质量综合评定表复印件;(13)工程建筑埋放线、验线、验收意见书复印件;(14)公共安全技术防范工程设施使用证复印件;(15)通信管线等各分项工程竣工验收书/验收报告复印件;(16)供水协议书复印件;(17)供用电合同复印件;(18)同意供电通知复印件;(19)申请门牌呈批表复印件;(20)通邮申报表复印件;(21)其它相关资料。

2、物业产权资料:

1)销售资料:业主产权(包括储藏室、车库)、位置、建筑面积、测绘面积、联系方式的复印件;

2)物业用房相关资料:客服服务中心、设备用房、库房、秩序维护员寝室、食堂等;

3)其它相关资料。

3、建筑工程技术资料:

1)地质勘察报告复印件;(2)工程合同及开、竣工报告复印件;(3)建筑施工图(结构、建施、水施、电施、防雷、弱电等)原件;(4)图纸会审记录复印件;(5)工程设计变更通知(包括质量事故处理记录)复印件;(6)隐蔽工程验收签证复印件;(7)沉降观察记录复印件;(8)竣工验收证明书复印件;(9)主要建筑材料质量保证书(钢材、水泥等)复印件;(10)新材料、构配件的鉴定合格证书复印件;(11)砂浆、混凝土试块试压报告复印件;(12)工程竣工图(包括总平面图、建筑、结构、水、电、防雷、弱电、设备安装、附属工程及隐蔽管线等)原件;(13)其它项目竣工图(绿化、景观、二次装修等)原件;(14)各分项工程施工单位资料复印件;(15)各分项工程/隐蔽工程验收表/测试报告复印件;(16)其它相关资料。

4、设备资料--供电系统:

1)供电系统设备购买、安装合同复印件;

2)供电系统设备制造、安装单位、维护单位资料复印件;

3)供电系统设备产权所有者及用户的名称和地址复印件;

4)高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备参数(型号、数量、重量、额定电压、电流、频率等)原件;

5)高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备随机资料(安装使用说明书、技术图纸、机房布置图、产品合格证、安装配件清单等)原件;

6)高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备主要配件资料(生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等)原件;

7)高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备试运行检验记录、运行许可证原件;

8)配电箱、电缆、插接母线、电表等资料(生产单位、技术参数、说明书、检测报告、产品合格证等)原件;

9)灯具、末端用电器具资料(生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等)原件;

10)配套装置、仪表、电度表资料(检验记录、测试报告、原始数据记录等)复印件;

11)其它相关资料。

5、设备资料--给排水系统:

1)给排水系统设备购买、安装合同复印件;

2)给排水系统设备制造、安装单位、维护单位资料复印件;

3)给排水系统设备产权所有者及用户的名称和地址复印件;

4)水泵等配套设备参数(型号、额定功率、扬程、编号等)原件;

5)设备随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等)原件、二次控制图;

6)设备运行检验记录、管道水压及闭水试验记录、给水管道的冲洗及消毒记录原件;

7)主要材料和制品的合格证或试验记录复印件;

8)配套装置、仪表、水表资料(检验记录、测试报告、原始数据记录等)复印件;

9)水、暖、卫生器具检验合格证书原件;

10)其它相关资料。

6、设备资料--消防系统:

1)消防设备购买安装合同复印件;

2)消防设备制造、安装单位、维护单位资料复印件;

3)消防设备产权所有者及用户的名称和地址复印件;

4)消防自动报警、消防广播、消防栓、消防喷淋等设备参数(型号、数量、水泵额定功率、扬程等)原件、系统图、平面图;

5)随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等)原件、系统原理图、二次接线图;

6)设备、仪表调试运行检验记录、管道冲洗、水压及闭水试验检验记录复印件;

7)消防系统主要材料和制品的合格证或试验记录复印件;

8)消防验收合格证书复印件;

9)其它相关资料。

7、设备资料--弱电系统:

1)弱电系统设备购买、安装合同复印件;

2)弱电系统设备制造、安装单位、维护单位资料复印件;

3)弱电系统设备参数(系统、型号、规格、数量)原件;

4)弱电系统随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等)原件、原理图和二次接线图;

5)弱电系统设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明原件;

6)宽频接入协议复印件;

7)有线电视及电话协议复印件;

8)其它相关资料。

8、健身器材及娱乐资料:

1)健身器材及娱乐设备购买、安装合同复印;

2)健身器材及娱乐设备制造、安装单位、维护单位资料复印件;

3)健身器材及娱乐设备参数(系统、型号、规格、数量)原件;

4)健身器材及娱乐随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等)原件;

5)健身器材及娱乐设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明原件。

9、办公设备移交:

按开发公司配备的设备进行交接,设备移交要有清单,设备说明书、保修单据、设备安装合同、协议原件要妥善保管。

二、内业资料规范及要求

(一)前期管理资料:

1、招投标资料

项目立项时,物业公司参与招投标所需要的全部资料都应仔细留存,以备日后查用。

2、移交资料

1)楼宇建筑接管验收记录;(2)楼宇给排水接管验收记录;(3)楼宇电气接管验收记录;(4)楼宇共有部位验收单;(5)公共机电设备验收单;(6)室外给排水验收单;(7)工程资料移交清单;(8)房屋及公用设施等移交书;(9)房屋附属设备设施移交书;(10)接管验收记录;(11)工程质量问题处理通知单;(12)开发公司前期签订合同:设备设施安装合同、供水协议书复印件、供用电合同复印件、同意供电通知复印件、供暖、燃气、塑窗、外墙装饰、土建、防水、景观、智能化系统、通信、消防、园林绿化、监理合同;(13)项目建设资料:《国家建设征用土地通知书》及红线图复印件、同意使用土地通知书复印件、建设用地批准书复印件、固定资产投资许可证复印件、建设工程规划许可证复印件、市规划局《建设工程报建审核书》复印件、规划报建图复印件、物业各分项工程设计方案复印件、建设工程规划验收合格证复印件、建设工程竣工验收质量认定书复印件、建筑工程竣工消防审核意见书复印件、单位工程质量综合评定表复印件、工程建筑埋放线、验线、验收意见书复印件、公共安全技术防范工程设施使用证复印件、通信管线等各分项工程竣工验收书/验收报告复印件、申请门牌呈批表复印件、通邮申报表复印件、其它相关资料;(14)物业产权资料:

①销售资料(业主、产权(包括储藏室、车库)、位置、建筑面积、测绘面积、联系方式)复印件;

②物业用房相关资料(客服服务中心、设备用房、库房、秩序维护员寝室、食堂等)。

15)其他开发移交资料。

(二)业主资料

1、入住资料

1)住户成员登记表

此表在业主入住时由业主填写,应让业主留两个以上联系电话,便于物业公司与其取得联络,此表为保密文件,入住后应由档案员整理并妥善保管,避免信息外泄或遗失,除档案员外其他人不得随意翻看,如有特殊情况需要查看应请示主管领导,并在《档案借阅登记表》登记,批准后方可查看;

2)临时管理规约

业主办理入住手续时,物业公司与业主签订的规约,对全体业主具有约束力,物业公司留存“回执单”,存档备查;

3)前期物业服务协议

业主办理入住手续时,物业公司与业主签订的协议,明确双方责任、权利,物业公司留存“回执单”,存档备查;

4)业主入住流程表

此表为开发公司在业主入住时统一向业主发放的表格,便于业主完成整个入住手续;

5)业主本人身份证复印件、照片

业主办理入住手续时,应向物业公司提供身份证复印件、照片,如当时未能提供复印件,档案人员应及时向业主索要。

2、装修资料

1)装修申请表

业主进户装修时,应首先到客服服务中心办理装修手续(此项在入住时应提示业主),填写《装修申请表》,由物业公司工程负责人审批,批准后方可装修;

2)业主接管验收记录

开发公司在与业主进行房屋接管验收时,业主对房屋的验收情况记录在此表上,一式四联,分别为:开发公司、施工单位、物业公司、业主,施工问题由施工单位负责后续维保;

3)房屋装饰装修管理协议

业主办理装修手续时,物业公司与业主签订的协议,对业主室内装修做出规定,物业公司留存“回执单”存档备查;

(三)日常管理资料

1、确定记录表格相关要求,可依据企业管理现状及创建评分细则设立。

2、人事类

1)员工手册 ;(2)培训计划;(3)培训教案;(4)培训记录;(5)培训考核

3、服务类

1)服务手册;(2)基础管理;(3)物业公司签订合同(协议):前期物业服务协议、化粪池清掏协议、园林绿化、垃圾清运、广告类、商业类、电梯维保等合同;(4)巡楼记录表;(5)电话接听记录表;(6)值班记录表;(7)回访记录表;(8)业主意见征询表;(9)月工作计划;(10)空置房动态记录表;(11)会议记录表;(12)工作质量检查表;(13)通知发放记录表;(14)公共区域报修表;(15)档案借阅登记表;(16)外来人员接待登记表

4、房屋、维修类

1)房屋手册;(2)维修手册;(3)房屋管理与维修养护;(4)房屋结构巡查记录表;(5)装修巡查记录表;(6)装修违章通知单;(7)办理出入证登记表;(8)维修记录;(9)工程维修监督单;(10)公共区域巡查记录表;(11)物品出库单

5、设备设施类

1)设备管理手册;(2)共用设备设施管理;(3)设备设施保养计划;(4)下水杠及管道巡查记录;(5)化粪池排水井服务质量记录表;(6)配电房巡查记录;(7)水泵房巡查记录;(8)发电机运行记录;(9)消防水泵房巡查记录;(10)电梯巡查记录;(11)强电设备日常保养记录;(12)强电设备一级保养记录;(13)强电设备二级保养记录;(14)智能化设备日常保养记录;(15)智能化设备一级保养记录;(16)智能化设备二级保养记录;(17)消防设备日常保养记录;(18)消防设备一级保养记录;(19)消防设备二级保养记录;(20)消防栓检查记录表;(21)设备间人员进出登记表;(22)设备间卫生清洁记录表

6、秩序维护类

1)秩序维护手册;(2)应急手册;(3)秩序维护员--消防--车辆管理;(4)来人来访登记表;(5)车辆出入登记表;(6)查岗巡查记录表;(7)班长交接班记录;(8)班长巡查签到表;(9)秩序维护员交接班记录;(10)秩序维护员巡查签到表;(11)物品放行通知单;(12)监控中心值班记录表;(13)秩序维护员个人装备领用登记卡;(14)监控资料调阅相关记录;(15)紧急集合检验记录;(16)消防演习记录;(17)消防安全会议记录;(18)安全护卫工作重大事项报告表

7、清洁类记录

1)清洁绿化手册;(2)环境卫生管理;(3)绿化管理;(4)垃圾清运服务质量记录表;(5)小区消杀记录;(6)垃圾中转站清运服务质量记录表;(7)楼外公共区域月(季)清洁记录表;(8)室外健身设施清洁及消毒记录表;(9)积雪清理记录表;(10)保洁物品使用数量统计表;(11)灭鼠相关资料;(12)绿化管理记录;(13)地下停车场清洁质量记录表

9、小区活动类

1)精神文明建设;(2)各项活动资料

10、经营类

管理效益。

11、消防类

1)消防安全管理基本情况内容:消防疏散示意图、单位基本概况、单位消防安全重点部位、单位建筑物(场所)情况、单位消防管理组织机构情况、单位各级消防安全责任人情况、单位消防安全管理制度、消防安全例会制度、消防安全教育、培训制度、防火巡查、检查制度、安全疏散设施管理制度、消防控制中心管理制度、消防设施、器材维护管理制度、火灾隐患整改制度、易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度、专职(义务)消防队组织管理制度、灭火和应急疏散预案演练制度、燃气和电气设备的检查和管理制度、消防安全工作考评和奖惩制度、建筑消防设施、灭火器材情况(标明灭火器的规格、存放位置及数量)、单位专职(义务)消防队消防装备配备情况、单位消防重点工种人员情况表、单位灭火和应急疏散预案;

2)消防设备设施统计一览表

3)消防设施配备配置标准

①办公区域(小于160平方米)3/区域;

②公共场所40平方米/个并设有消防广播、喷淋、烟感报警器等消防设施;

II类出入口/2个,并设有灭火工具2套;

I类出入口/6个,并设有消防广播、烟感、手报、防排烟等消防设施;

⑤高层住宅2/层并设有声光报警、手报、防排烟、烟感、消防卷帘等设施;

⑥高层住宅3/层并设有声光报警、手报、防排烟、烟感、消防卷帘等设施。

4)灭火、疏散应急预案

5)员工消防培训记录

(四)合同管理资料

 

(二)外业建立、管理标准与要求

    外业管理规范:根据规范和实际需要,系统的阐述了设备设施与公共管线维修养护、管理的操作规范,并结合实际工作情况对物业日常服务、维修工作、秩序维护、绿化环境、清洁卫生等外业工作提出了标准化要求,从安全防范、精细化管理角度出发,达到物业管理规范化总要求;

    公共区域展示部分管理规范与要求:为提高物业全方位管理水平,结合客服服务要求,对所有展示图板、制度、标识悬挂与粘贴进行了规范统一,达到所属区域责任明确,规范管理,无死角和盲区的目的。

一、责任区内公共区域的外业管理规范与要求

按照物业公司规范化管理要求,客服、维护员、保洁、维修人员都按工作区域划分了自己的责任区,各级要加强巡视巡查、检查维修、跟踪问效、清理备查,使其区域设备设施、通风照明、消防水电、电梯管线、棚顶墙(地)面、天台景观、门窗管道井、标识提示栏、货物运输、外来人员、卫生清扫以及业主走廊堆积物品进一步得到及时检查清理等,使区域处处有人管,损坏有人修,真正做到:区域清、责任明,保证设备设施完整与完好率达到98%以上,有效地保障工作的正常运转,确保精细化管理、客服服务落到实处,做到物业的各项工作留有痕迹,数据真实,连续可追溯,更好地巩固和提高《全国物业管理示范住宅小区》成果。

    各级各类人员要认真负责,按规定项目、内容细化检查落实,能及时有效得到解决的,不能推诿扯皮,确实解决不了的按要求报修或上报解决,但要责任明确,跟踪问责,记录备查,按时限完成。

二、维修外业管理规范与要求

1、设备台帐包括:

1)设备总账;(2)发电机组登记表;(3)水泵设备登记表;(4)消防泵设备登记表;(5)配电柜设备登记表;(6)电梯设备登记表;(7)消防设备登记表;(8)排污泵设备登记表;(9)智能化设备登记表;(10)厨房设备登记表;(11)办公设备登记表;(12)健身器材登记表;(13)配电箱登记表;(14)维修工具登记表;(15)设备平面图(配电室、发电机房、水泵房、消防水泵房、水箱房、电梯机房、风机房等)。

2、配电室管理规范与要求

1)展示制度:配电室管理制度、配电室紧急应急预案、停电应急方案

    (2)标识:各种设备标牌、设备间责任人标牌、禁烟标识

    (3)安全措施

①配电室门口内或便于使用的地方要放置灭火器(每月进行检查记录);室内应设有:防爆灯、应急灯、专用工具、温湿度计、五方通话;配电柜周边应配置:绝缘胶皮、绝缘胶皮垫(需平铺,不能卷曲叠放)、绝缘手套、绝缘靴子,悬挂位置要统一、整齐一致,地面放置防火沙箱内装干燥防火沙;

绝缘胶皮的铺设,至少贴近配电柜外延60cm以上,并设有黄色警戒线,其长度视房间情况而定(非工作人员禁止进入);铺设时保证美观、整齐一致,便于使用;

②维修人员操作时要带绝缘手套,穿绝缘靴子以保证工作安全;配电室温度控制在35度左右,湿度不大于85%;操作时必须悬挂正在操作标识牌,以警示他人确保安全;

③维修保养范围:固定电源线、更换空气开关、更换指示灯,并根据以上三项配备相应专用工具(活扳手、六角扳手、板扳手、克丝钳子、一字、十字起子)。   

4)相关记录:

    ①配电室巡查记录 (每天记录,每月存档)

    ②设备间人员进出登记表 (每天记录,每季度存档)

3、发电机房管理规范与要求

1)展示制度:发电机房管理制度、停电应急方案

    (2)标识:各种设备标牌、设备间责任人标牌、禁烟标识

    (3)安全措施

①发电机房门口内或便于使用的地方要放置灭火器(每月进行检查记录);室内应设有:智能灭火器、防爆灯、应急灯、电流测量表、温湿度计、五方通话;配电柜周边应配置:绝缘胶皮、绝缘胶皮垫(需平铺,不能卷曲叠放)、绝缘手套、绝缘靴子,悬挂位置要统一、整齐一致,地面放置防火沙箱内装干燥防火沙;

绝缘胶皮的铺设,至少贴近配电柜外延60cm以上,并设黄色警戒线,其长度视房间情况而定(非工作人员禁止进入);铺设时保证美观、整齐一致,便于使用;

②正确使用电流测量表,电瓶要定期充电、检查电瓶水等情况。电瓶线、机柱固定牢固,并喷/抹防腐材料(黄油/凡士林),确保电瓶处于良好状态。并且电瓶外要设有木质防护罩,其它修护保养符合规定要求;油箱应设有切油溢口,下方按照油箱大小设置装有干燥防火沙的铁质防火沙箱;发电机房设有排污沟,要定期清理,保持卫生、清洁;

③维修人员操作时要带绝缘手套,穿绝缘靴子以保证工作安全;发电机房温度控制在35度左右,操作时温度不高于40度,相对湿度不大于75%;维修保养范围:紧固螺旋、更换机油、保养电瓶、空气滤与更换配电柜的内容,并根据以上几项配备相应专用工具(活扳手、板扳手、克丝钳子、一字、十字起子)。

4)相关记录

①发电机运行记录{每月记录(随时启用实际记录),每月存档}

②设备间人员进出登记表 (每天记录,每季度存档)

③设备间卫生清洁登记表 (半个月清扫一次并做好记录,每季度存档)

4、水泵房管理规范与要求

1)展示制度:水泵房管理制度、小区停水应急方案、健康证、水质检验报告、供水员上岗证。其中健康证、水质检验报告;供水员上岗证原件在客服中心档案室内保存,复印件塑封用玻璃表框统一放于操作台上方。

2)标识:各种设备标牌、设备间责任人标牌、禁烟标识

3)安全措施

①水泵房门口内或便于使用的地方要放置灭火器(每月进行检查记录);室内应设有:防爆灯、应急灯、电流测量表、温湿度计、五方通话;配电柜周边应配置:绝缘胶皮、绝缘胶皮垫(需平铺,不能卷曲叠放)、绝缘手套、绝缘靴子,悬挂位置要统一、整齐一致,地面放置防火沙箱内装干燥防火沙;

绝缘胶皮的铺设,至少贴近配电柜外延60cm以上,并设黄色警戒线,其长度视房间情况而定(非工作人员禁止进入);铺设时保证美观、整齐一致,便于使用;

②配电柜操作时,维修人员操作时要带绝缘手套,穿绝缘靴子以保证工作安全;水泵房设有排污沟,要定期清理,保持卫生、清洁;压力表每年要进行检测,并有检测报告。每一块压力表悬挂合格标签;

③维修保养范围:紧固螺栓、更换阀门、空气开关、接触器等,并根据以上几项配备相应专用工具(活扳手、板扳手、克丝钳子、一字、十字起子)。

4)相关记录

①水泵房运行记录 (每天记录,每月存档)

②设备间人员进出登记表 (每天记录,每季度存档)

5、消防水泵房管理规范与要求

    (1)展示制度:水泵房管理制度、小区火灾应急方案

2)标识:各种设备标牌、设备间责任人标牌、禁烟标识

3)安全措施

    ①消防水泵房门口内、或便于使用的地方要放置灭火器(每月进行检查记录);室内应设有:防爆灯、应急灯、电流测量表、温湿度计、五方通话;配电柜周边应配置:绝缘胶皮、绝缘胶皮垫(需平铺,不能卷曲叠放)、绝缘手套、绝缘靴子,悬挂位置要统一、整齐一致,地面放置防火沙箱尺寸约为宽30cm、长60cm、高20cm,内装干燥防火沙;

绝缘胶皮的铺设,至少贴近配电柜外延60cm以上,并设黄色警戒线,其长度视房间情况而定(非工作人员禁止进入);铺设时保证美观、整齐一致,便于使用;

②配电柜操作时,维修人员操作时要带绝缘手套,穿绝缘靴子以保证工作安全;消防水泵房设有排污沟,要定期清理,保持卫生、清洁;消防水泵房内的管线要防腐处理,各种法兰要定期保养,确保使用;压力表每年要进行检测,并有检测报告。每一块压力表悬挂合格标签;

③维修保养范围:紧固螺栓、更换阀门、空气开关、接触器等,并根据以上几项配备相应专用工具(活扳手、板扳手、克丝钳子、一字、十字起子)。

4)相关记录

①消防水泵房运行记录(每月记录,每年存档)

②设备间人员进出登记表(每天记录,每季度存档)

③设备间卫生清洁登记表 (半个月清扫一次并做好记录,每季度存档)

注:按照表格上注明的要求进行填写

6、水箱房管理规范与要求

    (1)展示制度:水箱房管理制度、水质检验报告、水质消杀记录、操作人员健康证、供水员上岗证其中水质检验报告、水质消杀记录、操作人员健康证、供水员上岗证原件在客服中心档案室内保存,复印件塑封用玻璃表框统一放于操作台上方。

2)标识:各种设备标牌、设备间责任人标牌、禁烟标识、管线喷水流向箭头

3)安全措施

①水箱房门口内、或便于使用的地方要放置灭火器(每月进行检查记录);室内应设有:防爆灯、应急灯、专用工具、温湿度计、五方通话,悬挂位置要统一、整齐一致;

②溢水口要保持干净清洁、流通顺畅、设防鼠网;排气孔要保持干净清洁,应设置小动物防护网;

③检查口设双锁、管线要做好防腐、防锈处理,保持完好整洁卫生,并设流向标识。

4)相关记录

①水箱房维护保养记录表(每月记录,每年存档)

②设备间人员进出登记表 (每天记录,每季度存档)

7、电梯机房管理规范与要求

1)展示制度:电梯机房管理制度、电梯困人故障应急方案、平层标志图、电梯安全管理员证(原件在客服中心档案室内保存,复印件塑封用玻璃表框统一放于各电梯机房的操作台上方)

2)标识:各种设备标牌、设备间责任人标牌、温馨提示牌、电梯年检证复印件、禁烟标识

3)安全措施

①电梯机房门口内或便于使用的地方要放置灭火器(每月进行检查记录);室内应设有:防爆灯、应急灯、专用工具、温湿度计、五方通话,悬挂位置要统一、整齐一致;电梯机房关键部位如:双电源箱、总电源箱在操作时应上锁,以保证电梯操作安全;

②电梯机房平衡线要定期刷油,做好标记,不能低于1/2;电梯机房手动操作盘应悬挂于主机上,以便于操作;电梯机房内温度应保持540摄氏度之间;

③维护保养电梯时必须在轿厢外门摆放正在操作标识牌,以确保安全;轿厢内五方通话、摄像头、照明灯、操作面板要做好巡查工作,确保正常使用;每年将电梯检测报告塑封贴于电梯内。

4)相关记录

①电梯巡查记录(每天记录,每月存档)

②设备间人员进出登记表 (每天记录,每季度存档)

③电梯保养记录(每月记录,每月存档)

8、消防监控中心管理规范与要求

1)上墙制度

    ①消防监控中心管理制度;②对讲机使用管理制度;③小区火灾应急方案;④秩序维护员工程流程图(消防监控中心);⑤义务消防队组织架构;⑥义务消防员职责(秩序维护员);⑦小区消防疏散示意图;⑧小区灭火流程图;⑨小区应急方案;⑩车位平面图

2)标识:

①设备编号牌(在各监控设备上粘贴);②鼠药投放标识;③应急物资标识(消防面具、消防服、腰斧、防火头盔);④对讲机充电标识

3)安全管理

①消防监控中心除正常在防静电地板线槽底端设置防鼠药外,箱柜内都要视情况设置防鼠药盒;各种线路分组、归类捆绑(强、弱电线束分类),并加注标识;

②消防监控人员必须持证上岗,建(构)物消防员证原件存放于档案室内,扫描件留存于消防档案内;消防档案必须拷贝到监控室操作电脑内,以便于学习、掌握、使用,发生情况时依据消防档案要求进行组织、指挥;

③消防监控中心监控摄像的调取记录流程

监控员记录监控中心调取监控资料登记表

业主或职能部门申请调阅监控资料

前台客服向部门主任报告,并上报经理审批

获得批准后,通知管理部部长,客服填写查看监控审批表

业主或职能部门在查看监控资料审批单上确认签字并填写调阅原因

客服人员将“审批单”交由监控员,监控员负责调阅

4)相关记录

①监控中心值班记录 (每天记录,每月存档)

②设备间人员进出登记表 (每天记录,每季度存档)

③设备间卫生清洁登记表 (每天至少清扫一次并做好记录,每月存档)

④监控录像调阅记录(随时记录,每年存档)

9、天台管理规范与要求

1)在进入天台门上张贴温馨提示、警示、禁烟标识

2)安全管理

①根据《消防法》的规定,任何单位、个人不得占用、堵塞、封闭疏散通道、安全出口、消防车通道。人员密集场所的门窗不得设置影响逃生和灭火救援的障碍物。所以天台门不允许封闭,但各公司可根据实际情况采取有效的防范措施;

②天台要定期进行巡查,秩序维护员每天至少巡查三次,维修人员每星期至少巡查一次,客服每三天至少巡查一次,一旦发现问题应立即处理解决;禁止在天台上丢弃垃圾、杂物、遛狗、搭建违章建筑、破坏天台设施,发现问题立即处理;

③维修人员每月对天台设施进行巡查、保养,确保屋面管网及避雷带无损坏或锈蚀,设备接地是否牢固、功能正常,若发现锈蚀及时涂导电油漆(银粉);在每年雨季来临以前对天台避雷设施进行彻底检查,并且每年进行避雷针技术检测,确保避雷针正常使用;

④景观照明由维修人员管理统一管理,为减少维护费用,保证照明质量,要严格控制景观灯的启闭时间,平时做好巡查工作发现问题及时处理,确保景观照明质量;

⑤高层建筑航空障碍标志灯应根据地区航空部门的要求管理,确保完好使用;障碍标志灯应装设在建筑物或构筑物的最高部位。当至高点平面面积较大或为建筑群时,除在最高端装设障碍标志灯外,还应在其外侧转角的顶端分别设置;航空障碍标志灯电气上做好安全维护,并做好防雷保护,保证满足使用要求。

10、给排水、供暖、消防管线管理规范与要求

1)各种管线及连接处阀门等按规定和区域责任到人,定期检查不得渗漏,所属管线要作好防冻保温、防露工作,支、托架固定牢固,规范、整齐、防腐、防蚀;

2)管线要有水流向标(喷箭头),管线及阀门不得锈蚀,各种法兰盘要固定;螺丝涂黄油防锈蚀及加防尘管处理;如有锈蚀要除锈并做防腐处理;

3)各种水、电井编号统一贴于井门的左上角,定期检查、巡视、清理保养维护,所属分支部位要逐层、逐项、逐户标识清楚以便于区分,确保管理规范、正常运行。

11、化粪池管理规范与要求

1)化粪池每年至少清掏两次,平常做好巡查工作,因各区域情况及污水排放量不同,制定不同的清掏周期;坚决杜绝化粪池堵塞、外溢的情况发生,视情节追究责任。一旦出现类似情况应及时清掏处理,恢复井盖用清水冲洗,保持环境整洁;

2)清掏时,要设置清掏的明显警示标志和张贴清掏温馨提示,以提示业主避让和告知业主异味来自于化粪池清掏;注意行人和自身安全,完毕后恢复原状,保持周边清洁卫生。

12、污水池、沟井、隔油池管理规范与要求

1)维修人员每季度至少对污水池、沟井、隔油池巡查一次,根据排放量,可视情况差异而另行制定清淤与巡查规定;发现问题及时处理,每半年至少清淤一次,确保设施正常运行;

2)确保污水池、隔油池池盖完好,排水沟通畅、排水正常、封口严密,无异味;

3)给排水管线要做好日常的巡查工作,尤其是每半年要对立杠下端或转换流向杠部位进行一次彻底清掏,确保区域与市政管线畅通无阻,若不按规定或因清掏不及时而造成的损失,由责任人负责。

13、高压电管理规范与要求:

小区内地面上设置的电压大于380伏以上高压电气设备,都要设有遮拦与警示标识,遮拦的高度在1.7米以上,安装牢固并加锁,虽然归属于电业局,但也要定时检查,并做好防腐处理。发生情况上报处理,必须由具备相应专业的高压电工从事操作。

14、防鼠工作规范与要求

1)挡鼠板:材质要求

①挡鼠板统一制式由防腐材料制作而成,板面光洁不易攀爬,其规格高为65厘米,宽则根据门口实际尺寸制作,用于工作人员出入设备设施间的出入提示;

②挡鼠板设置范围为配电室、水泵房、消防水泵房、水箱房、发电机房、消防监控中心;并且,挡鼠板长期固定于出入口,任何情况下都不准撤销挡鼠板。

2)鼠药管理:鼠药投放图、鼠药盒、鼠药投放标识

①在各种机房、设备房、及公共区域老鼠活动较频繁区域,不危害人身安全的区域放置鼠药;鼠药投放标识统一制式,其颜色、尺寸、内容符合相关要求;鼠药盒统一购置、制作,规范标准制式统一;

②鼠药由管理部负责管理,设有明确的鼠药领取人、投放人、巡查人、监督人,并符合相关制度要求;鼠药销毁,鼠药过期后要到指定地点按要求进行销毁,销毁时必须三人以上,并按鼠药烧毁登记表详细记录;

③凡是投放鼠药地方的要统一制图,标明投放鼠药位置、地点,并要文字注记;鼠药投放图(要对所有的投放点以两到三位数字进行编码),包括:院内、地库、设备间、办公区及公共区域;鼠药投放位置可根据室内布局、地理位置而定,各种机房、设备间必须设在地缆沟、线盒、线槽容易被啃咬的地方,其它部位按照消杀要求进行投放。

3)鼠药管理记录:鼠药登记、记录详见《消杀药品领取、投放登记表 》、《鼠药投放巡查表 》、《鼠药烧毁登记表》,并按鼠药投放说明进行投放。

15、室外台阶黄色警戒线

在客服服务中心的门前,以及一些室外楼梯的外沿应刷有醒目的黄色警戒线,上、下沿黄色警戒线,以便于提示业主行走安全。

16、消火栓、灭火器箱、灭火器管理规范与要求

1)秩序维护员每月对消火栓、灭火器箱、灭火器外观、封条进行不少于一次的检查,消火栓上的铅封、封条、编码随时进行检查,发现破损及时更换,具实填写外部封条及箱内表格;

2)秩序维护员及维修每季度对消火栓内的栓口、水带、水枪、阀门进行一次检查;每季度开箱检查本部门灭火器箱内的灭火器,每年按照规定期限定期更换灭火剂(粉),并将过期的灭火器作训练使用;

3)铅封的位置统一在消火栓门把手附近,上方接缝处贴封条,相反方向的上角贴编号签;灭火器箱封条位置由各公司自行统一粘贴于灭火器箱一侧上方连接处,编号签统一粘贴于“灭火器”文字上中部;每一个灭火器都要按型号悬挂编号签。

17、固定资产、设备管理规范与要求

1)需要新增加设备设施时,首先要提交采购计划,经物业总部相关人员审批后由专人购买,并在设备设施台帐中详细记录;

2)因设备设施的使用周期到限或因工作增容需要报废时,要将缘由阐述清楚,提交报废请示,审批后迅速落实(将报废批件复印件存档),确保各项工作正常运转,并在固定资产中消项;

3)避雷设施、仪表类、测量器等特殊设备设施的厂家合格证及使用说明书等有关技术资料要在入住前全部收存,留用备查,并按照规定做定期检测;所有设备房必须符合规定要求、规范,物品摆放整齐有序,标准件、常用件、连接件、金属结构件等要随时做好防尘防腐蚀、防锈蚀,特别是落地螺丝必须做防腐处理;

4)设备在使用过程中会发生污染、松动、泄露、堵塞、磨损、振动、发热、压力异常等各种故障,影响设备正常使用,严重时会酿成设备事故。因此应按照有关规定及时对设备进行检查、保养、维护和调整,使设备处于最佳的完好状态;

5)各设备设施房(间)无需详细注明机房名称,但应标明“机房重地”。 对于安装对开门的设备设施房(间),设有“机房重地”标识。

 

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